دو شریک و حساب بانکی استودیو

اطلاعات نمونه

این نمونه از تیم ساختگی «استودیو نقش» است. نام‌ها و مبلغ‌ها واقعی نیستند، ولی عددها همان چیزی است که هم‌کار با این اطلاعات نشان می‌دهد.

مریم کاظمی و امید رحیمی شریک‌های «استودیو نقش» هستند و هر دو در هم‌کار نقش مدیر دارند. پولی که کارفرماها می‌دهند به حساب بانکی استودیو می‌رود و خریدهای بزرگ و پرداخت به پیمانکارها هم از همان حساب انجام می‌شود. پیش از هم‌کار، این گردش در یک دفترچه و چند پیام پراکنده ثبت می‌شد و آخر ماه معلوم نبود چه کسی چه پولی را کی جابه‌جا کرده.

قراری که گذاشتند

1. در هم‌کار یک حساب مشترک به نام «حساب بانکی استودیو» ساختند.
2. هر پولی که به حساب بانکی می‌آید، به عنوان واریز ثبت می‌شود، با نام شریکی که پول را آورده و یک یادداشت.
3. هر خرید بزرگ به عنوان هزینه از همین حساب ثبت می‌شود، با پیش‌فاکتور یا رسید پیوست‌شده.
4. هر پرداخت نقدی به پیمانکار یا کارگر، به عنوان برداشت ثبت می‌شود، با نام کسی که پول را به دست طرف رسانده.

پولی که آمد

تراکنش	ثبت‌کننده	مبلغ (تومان)	یادداشت
واریز «پیش‌پرداخت کارفرمای سعادت‌آباد»	مریم	۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰	قسط اول قرارداد بازسازی؛ واریز به حساب استودیو.
واریز «پیش‌پرداخت طراحی کافه ایرانشهر»	مریم	۴۵٬۰۰۰٬۰۰۰	۵۰٪ حق‌الزحمه طراحی.

مریم هر واریز را با واریز پول روی کارت حساب ثبت می‌کند. امید همان لحظه روی گوشی‌اش اعلان «استودیو نقش · واریز جدید» را با شرح و مبلغ می‌بیند.

پولی که رفت

خرید کاشی. امید کاشی و سرامیک سرویس‌ها را ۹۸٬۱۲۰٬۰۰۰ تومان خرید. آن را با ثبت هزینه روی کارت حساب بانکی ثبت کرد، در یادداشت شماره‌ی پیش‌فاکتور را نوشت و دو فایل پیوست کرد: پیش‌فاکتور فروشگاه به صورت PDF و عکس نمونه‌ی کاشی. چون این هزینه از حساب مشترک پرداخت شده، سهم شخصی ندارد و مانده‌ی هیچ‌کدام از شریک‌ها را تغییر نمی‌دهد؛ فقط موجودی حساب کم می‌شود.

h.alavi.vip

قسط پیمانکار برق. امید ۱۸٬۰۰۰٬۰۰۰ تومان نقد به پیمانکار برق داد و آن را به صورت برداشت ثبت کرد، با یادداشت «پرداخت نقدی به آقای صفری.».

دستمزد نقاش. بهرام، سرپرست کارگاه، دستمزد نقاش را به او رساند. مریم آن را به صورت برداشت ۹٬۰۰۰٬۰۰۰ تومانی ثبت کرد و بهرام را به عنوان دریافت‌کننده / تأمین‌کننده کسری انتخاب کرد، تا معلوم باشد پول از دست چه کسی گذشته.

تصویر آخر ماه

کارت حساب، خلاصه را یک‌جا نشان می‌دهد: موجودی ۳۹٬۸۸۰٬۰۰۰ تومان و خط «واریز: ۱۶۵٬۰۰۰٬۰۰۰ · برداشت: ۲۷٬۰۰۰٬۰۰۰ · هزینه: ۹۸٬۱۲۰٬۰۰۰».

با تاریخچه، همه‌ی گردش را به ترتیب و با مانده‌ی بعد از هر تراکنش می‌بینند (اینجا از قدیمی به جدید):

تراکنش	نوع	مبلغ (تومان)	مانده پس از تراکنش
پیش‌پرداخت کارفرمای سعادت‌آباد	واریز	۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰	۱۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰
خرید کاشی و سرامیک سرویس‌ها	هزینه	۹۸٬۱۲۰٬۰۰۰	۲۱٬۸۸۰٬۰۰۰
پیش‌پرداخت طراحی کافه ایرانشهر	واریز	۴۵٬۰۰۰٬۰۰۰	۶۶٬۸۸۰٬۰۰۰
قسط اول پیمانکار برق	برداشت	۱۸٬۰۰۰٬۰۰۰	۴۸٬۸۸۰٬۰۰۰
دستمزد نقاش ساختمان	برداشت	۹٬۰۰۰٬۰۰۰	۳۹٬۸۸۰٬۰۰۰

h.alavi.vip

آخر ماه سه کار می‌کنند:

1. موجودی کارت را با صورت‌حساب بانک مقایسه می‌کنند. هم‌کار به بانک وصل نیست، پس این مقایسه نشان می‌دهد چیزی جا نیفتاده باشد.

2. اگر ثبتی اشتباه است، آن را از جزئیات حذف می‌کنند و درستش را ثبت می‌کنند، چون واریز و برداشت ویرایش نمی‌شوند. اگر پیوستی داشت، دوباره اضافه می‌کنند.

3. از پنجره‌ی تاریخچه با خروجی CSV فایل گردش حساب را می‌گیرند و برای حسابدار می‌فرستند. فایل همه‌ی گردش حساب را دارد؛ اگر فقط یک ماه را بخواهند، در Excel روی ستون تاریخ فیلتر می‌گذارند.

چیزهایی که هم‌کار برایشان انجام نمی‌دهد

• به حساب بانکی وصل نمی‌شود و تراکنش‌ها را خودکار وارد نمی‌کند.
• سود یا سهم هر شریک از درآمد را حساب نمی‌کند.
• فیلتر ماهانه ندارد؛ تاریخچه همه‌ی دوره را نشان می‌دهد و فیلتر را در فایل CSV انجام می‌دهند.

آنچه راه انداختند

• یک حساب مشترک برای حساب بانکی استودیو، جدا از تنخواه کارگاه.
• برای هر پول ورودی یک واریز، برای هر خرید بزرگ یک هزینه از حساب، و برای هر پرداخت نقدی یک برداشت.
• یادداشت و پیوست برای هر ثبت.

آنچه برایشان عوض شد

• هر جابه‌جایی پول نام دارد. واریزکننده یا دریافت‌کننده‌ی هر تراکنش روی آن ثبت شده است.
• شریک دیگر بی‌خبر نمی‌ماند. هر واریز و برداشت همان لحظه برای شریک دیگر اعلان می‌شود.
• مدرک کنار پول است. پیش‌فاکتور کاشی زیر همان هزینه است، نه در گالری گوشی کسی.
• آخر ماه کار کوتاه است. موجودی کارت با بانک مقایسه می‌شود و یک فایل CSV برای حسابدار می‌رود.